10 lời khuyên bổ ích giúp công việc của lễ tân đơn giản hơn
Nhiều doanh nghiệp không dành thời gian để đào tạo nhân viên lễ tân đúng cách vì họ không muốn tốn thời gian và tiền bạc. Thông thường, các công ty cũng không nhận ra tầm quan trọng của một lễ tân được đào tạo bài bản. Là đầu mối liên hệ đầu tiên của doanh nghiệp, nhân viên lễ tân có khả năng kết thúc giao dịch bằng cách tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời hoặc đánh mất giao dịch do một sai lầm thường mắc phải. Trang bị cho công ty của bạn những mẹo và thủ thuật lễ tân sau đây để đảm bảo tất cả những người gọi của bạn có ấn tượng đầu tiên tuyệt vời.
10 lời khuyên bổ ích giúp công việc của lễ tân đơn giản hơn
Thường xuyên mỉm cười
Mặc dù cười có vẻ ngớ ngẩn khi đang nghe điện thoại, nhưng nó rất hiệu quả! Mỉm cười là cách dễ nhất để đảm bảo lễ tân của bạn có vẻ thân thiện và hấp dẫn, duy trì giọng điệu hoàn hảo. Ngoài ra, giữ nụ cười trên môi sẽ giúp lễ tân của bạn cảm thấy bình tĩnh và vui vẻ suốt cả ngày.
Tránh ăn và nhai kẹo cao su
Nhân viên lễ tân của bạn không thể tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời khi miệng họ còn đầy thức ăn. Nếu họ đang ăn thức ăn hoặc nhai kẹo cao su, người gọi của bạn sẽ không thể nghe rõ. Một cách tốt là yêu cầu tránh xa thức ăn và kẹo cao su ở khu vực lễ tân. Nếu thức ăn không có ở đó như một sự cám dỗ, những người gọi sẽ không quay lưng lại với tiếng nhai.
Không sử dụng thiết bị di động
Nhân viên lễ tân đã có rất nhiều sự sao lãng trong suốt cả ngày, một thiết bị di động không cần phải là một thiết bị khác. Tương tự như việc để thức ăn tránh xa khu vực lễ tân, nên cất các thiết bị di động cho đến khi nghỉ ngơi. Thiết bị cá nhân có thể khiến lễ tân bị phân tâm khỏi cuộc gọi và có khả năng khiến họ bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
10 lời khuyên bổ ích giúp công việc của lễ tân đơn giản hơn
Giữ một bảng tin nhắn tiện dụng
Để nhân viên lễ tân hoạt động ở cấp độ cao nhất, điều quan trọng là phải có bảng tin phù hợp. Bảng tin này có thể chỉ ra thông tin họ nên thu thập khi nhận tin nhắn. Có thông tin này ngay trước mặt lễ tân của bạn giúp cải thiện độ chính xác và hiệu quả cuộc gọi.
Hít thở
Nhân viên lễ tân có rất nhiều việc phải làm – email chất đống, tài liệu cần nộp, báo cáo cần viết, tin nhắn cần truyền và các cuộc hẹn cần được lên lịch. Khi điện thoại đổ chuông, tốt nhất bạn nên gạt mọi nhiệm vụ văn phòng khác sang một bên và tập trung vào cuộc gọi đến. Khuyến khích nhân viên lễ tân của bạn hít thở, nở một nụ cười và trả lời cuộc gọi một cách bình tĩnh. Điều này sẽ ngay lập tức thiết lập âm báo để có trải nghiệm tuyệt vời cho người gọi.
10 lời khuyên bổ ích giúp công việc của lễ tân đơn giản hơn
Sử dụng tên của người gọi
Nếu nhân viên lễ tân của bạn có cơ hội sử dụng tên của người gọi trong một cuộc trò chuyện, hãy khuyên họ làm như vậy. Việc xưng hô đúng cách với người gọi sẽ tạo cảm giác gắn bó và thân thiện. Điều này sẽ tạo ra ấn tượng ban đầu tuyệt vời.
Lịch sự & Sử dụng Thú vị
Lịch sự và sử dụng đồ dễ chịu giúp tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời. Khuyến khích nhân viên lễ tân của bạn luôn nói, “cảm ơn”, “làm ơn cho tôi” và “chúc một ngày tốt lành”. Khi các thuật ngữ lịch sự này được sử dụng, khách hàng sẽ chú ý và trải nghiệm của họ được nâng cao.
Tránh nói “Tôi không biết”
Có nhiều khả năng nhân viên lễ tân của bạn sẽ được hỏi những câu hỏi mà họ không biết trả lời như thế nào, vì vậy điều quan trọng là phải huấn luyện họ cách trả lời phù hợp. Bạn nên làm rõ rằng việc sử dụng cụm từ “Tôi không biết” không phải là một lựa chọn. Các cụm từ bắt đầu bằng “Hãy để tôi” và “Tôi rất vui” là những cách tuyệt vời để tránh cụm từ này. Khuyến khích nhân viên lễ tân của bạn sử dụng các cụm từ như “Hãy để tôi tìm hiểu cho bạn” hoặc “Tôi rất vui khi xem xét điều đó.”
10 lời khuyên bổ ích giúp công việc của lễ tân đơn giản hơn
Xác nhận với Người gọi
Để đảm bảo rằng lễ tân của bạn đã lấy thông tin một cách chính xác, hãy dạy họ luôn đọc lại số điện thoại và địa chỉ. Một mẹo hay khác là đánh vần các tên hoặc từ khó đánh vần. Điều này sẽ cung cấp cho người gọi sự tin tưởng rằng tin nhắn của họ đã được gửi chính xác.
Diễn giải thông điệp
Đọc lại tin nhắn cho người gọi từng từ là một phương pháp hay khác để đảm bảo độ chính xác. Người gọi muốn biết rằng tin nhắn của họ sẽ được chuyển tiếp chính xác, vì vậy điều này sẽ đảm bảo điều đó.